TỔNG QUAN CÁC NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TRÊN PHẦN MỀM ERP
- Thứ năm - 01/04/2021 05:18
- In ra
- Đóng cửa sổ này
TỔNG QUAN CÁC NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TRÊN PHẦN MỀM ERP
QUY TRÌNH CÁC NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TRÊN PHẦN MỀM ERP
A - Dữ liệu nền:
1, Đường dẫn : Dữ liệu nền > Cơ bản > Công ty / phòng ban ( kế toán khai báo thông tin)
- Khai báo thông tin chung về công ty : Tên công ty, địa chỉ , ngành nghề kinh doanh , mã số thuế , số tài khoản, tên Giám Đốc , Kế toán trưởng …
- Thông tin về các phòng ban : Đặt mã các phòng ban , phân xưởng trực thuộc công ty
2. Dữ liệu nền > Sản phẩm ( kế toán khai báo thông tin) :
2.1. Đường dẫn : Dữ liệu nền > Sản phẩm > Đơn vị đo lường
- Thông tin về đơn vị đo lường liên quan đến sản phẩm của Công ty.
2.2 Đường dẫn : Dữ liệu nền > Sản phẩm >Thông tin sản phẩm
Kế toán đăng ký thông tin về sản phẩm như : Mã sản phẩm , tên sản phẩm, loại sản phẩm …
3. Dữ liệu nền > Kinh doanh ( kế toán khai báo thông tin)
Đường dẫn : Dữ liệu nền > Kinh doanh > Khách hàng:
- Kế toán khai báo thông tin khách hàng của Công ty
4, Dữ liệu nền > kế toán( kế toán khai báo thông tin)
4.1. Đường dẫn : Dữ liệu nền > Kế toán > Tài khoản kế toán
- Kê toán khai báo tất cả các loại tài khoản từ đầu TK 1 đến loại 9
4.2. Đường dẫn : Dữ liệu nền > Kế toán > Loại sản phẩm
- Kế toán khai báo thông tin loại sản phẩm như : Mã sản phẩm , Tên sản phẩm, tài khoản kế toán.
4.3. Đường dẫn : Dữ liệu nền > Kế toán > Trung tâm chi phí
- Kế toán khai báo trung tâm chi phí là các phòng ban , phân xưởng thuộc công ty phát sinh chi phí.
4.4. Đường dẫn : Dữ liệu nền > Kế toán > Khoản mục chi phí
- Kế toán khai báothông tin toàn bộ khoản mục chi phí liên quan đến các phòng ban, phân xưởng .
4.5. Đường dẫn : Dữ liệu nền > Kế toán >nhân viên công ty
- Khai báo mã nhân viên , tên nhân viên , tài khoản liên quan như : TK 141
5, Dữ liệu nền > Mua hàng ( kế toán khai báo thông tin)
5.1 Đường dẫn: Dữ liệu nền > Mua hàng > Loại nhà cung cấp
Kế toán khai báo mã và tên loại nhà cung cấp
5.2 Đường dẫn: Dữ liệu nền > Mua hàng > Loại nhà cung cấp
- Kế toán khai báo thông tin nhà cung cấp như : mã nhà CC, tên , địa chỉ , mã số thuế , loại nhà cung cấp , số tài khoản , ngân hàng…
5.3 Đường dẫn: Dữ liệu nền > Mua hàng > Tiền tệ
- Kế toán khai báo các loại tiền tệ như mã tiền tệ , tên tiền tệ thông dụng
5.4 Đường dẫn: Dữ liệu nền > Mua hàng > Tỷ giá
Kế toán khai báo thông tin : mã tiền tệ , tên tiền tệ , tỷ giá quy đổi
6, Dữ liệu nền > Sản xuất( Phòng Quản lý chất lượng khai báo thông tin)
Đường dẫn : Dữ liệu nền > Sản xuất > Danh mục vật tư/ Công đoạn sản xuất / kịch bản sản xuất
7, Dữ liệu nền > Kho vận > Khai báo kho ( kế toán khai báo thông tin)
- Kế toán khai báo thông tin về các kho tại Công ty
Ghi chú chung :
Khi kế toán cần thêm thông tin mới hoặc sửa đổi các thông tin thì kế toán vẫn vào đường dẫn như các mục trên:
- Nhấn : Tạo mới để thêm thông tin mới và khai báo đầy đủ thông tin như hình dưới đây :
- Nhấn phần tác vụ nút cập nhật để bổ sung , thay đổi thông tin như hình dưới đây :
B - Quản lý cung ứng ( liên quan công việc phòng Kế hoạch và cung ứng vật tư)
Bao gồm các chức năng như : Lập kế hoạch , Sản xuất : Lệnh sản xuất , tiêu hao nguyên liệu
C- Quản lý mua hàng :
I- Mua vật tư / CPDV/ TSCĐ/CCDC :
Đối với trường hợp phòng ban , phân xưởng thanh toán qua đường mua hàng :
1, Đề nghị mua hàng : Nhân viên phòng ban vào tạo phiếu mua hàng
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua VT / CPDV/ TSCĐ/CCDC> Đề nghị mua hàng> Tạo mới
- Khai báo đầy đủ thông tin như : Ngày đề nghị mua hàng, đơn vị thực hiện , loại hàng hóa ….
2, Duyệt đề nghị mua hàng:
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua VT / CPDV/ TSCĐ/CCDC > Duyệt đề nghị mua hàng> Tạo mới
Kiểm tra thông tin và bấm vào biểu tượng
để duyệt
3,Tìm nhà cung cấp:
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua VT / CPDV/ TSCĐ/CCDC > Tìm nhà cung cấp> Tạo mới
4, Dự toán vật tư:
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua VT / CPDV/ TSCĐ/CCD >Dự toán vật tư > Tạo mới
5, Đơn mua hàng :
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua VT / CPDV/ TSCĐ/CCD >Đơn mua hàng > Tạo mới
Đơn mua hàng được sinh ra từ dự toán vật tư.
6, Duyệt đơn mua hàng :
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua VT / CPDV/ TSCĐ/CCD >Duyệt đơn mua hàng > Tạo mới
Trưởng phòng ban vào kiểm tra thông tin và duyệt đơn mua hàng cảu nhân viên phòng mình .
7, Hóa đơn NCC :
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua VT / CPDV/ TSCĐ/CCD >Hóa đơn nhà cung cấp > Tạo mới
Nhân viên phòng ban nhập đầy đủ thông tin hóa đơn nhà cung cấp vào và chốt.
Nhập đầy đủ thông tin hóa đơn.
Sau khi phòng ban đã nhập xong dữ liệu qua đường mua hàng . Kế toán thanh toán vào duyệt hóa đơn nhà cung cấp.
Đường dẫn : Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Duyệt hóa đơn nhà cung cấp
- Kê toán chọn số hóa đơn và kiểm tra thông tin trên hóa đơn nhưng không chỉnh sửa được( trường hợp nếu kế toán kiểm tra thông tin trên hóa đơn phát hiện sai thì báo lại các phòng ban , phân xưởng vào kiểm tra và chỉnh sửa ), sau đó duyệt hóa đơn nhà cung cấp.
- Kế toán thanh toán làm phiếu chi/ UNC để thanh toán
- Kế toán trưởng duyệt phiếu chi / UNC
- Kế toán thanh toán chốt phiếu chi / UNC
II- Mua hàng nhập khẩu :
III- Mua hàng trong nước( nghiệp vụ này chủ yếu phòng kế hoạch làm qua đường nhập kho hàng hóa , nguyên vật liệu)
* Công việc của phòng ban :
1, Đơn mua hàng :
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua hàng trong nước > Đơn mua hàng > Tạo mới
2, Duyệt đơn mua hàng
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua hàng trong nước > Duyệt đơn mua hàng
Trưởng phòng ban vào phê duyệt đơn mua hàng
3, Hóa đơn nhà cung cấp :
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua hàng trong nước >Hóa đơn nhà cung cấp> Tạo mới
Điền đầy đủ thông tin nhà cung cấp và chốt.
4, Nhận hàng :
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua hàng trong nước >Nhận hàng
Thủ kho vào kiểm tra và chốt để nhận hàng
* Công việc kế toán thanh toán :
- Duyệt hóa đơn nhà cung cấp
Đường dẫn : Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Duyệt hóa đơn nhà cung cấp
- Kế toán kiểm tra thông tin và duyệt hóa đơn
- Sau đó lập phiếu chi / UNC
- Kế toán trưởng duyệt phiếu chi / UNC
- Kế toán thanh toán chốt phiếu chi / UNC
D - Quản lý tồn kho:( chức năng này là công việc của phòng KH & CUVT )
Bao gồm : Chức năng chuyển kho , báo cáo tồn kho hiện tại , báo cáo xuất nhập tồn…
E – Quy trình các bước về nghiệp vụ tài sản , chi phí trả trước:
I, Nghiệp vụ về tài sản:
1, Tạo mới 1 tài sản :
Đường dẫn :Quản lý tài sản > Tài sản> Tạo mới
Loại tài sản :Chọn loại tài sản thích hợp
Mã TS:
Số tháng khấu hao:
Đơn vị quản lý: Phòng ban, PX quản lý
Diễn giải :Nội dung tên tài sản
Ngày bắt đầu khấu hao:
Khoản phục phí :Tài khoản chi phí khấu hao tài sản (6274/ 6424) theo từng phòng ban , phân xưởng.
2, Tạo Mã SC lớn/ XDCB TSCĐ :
Đường dẫn :Quản lý TS > Mã SC lớn/ XDCB TSCĐ > Tạo mới
- Chọn Mã SCL/XDCB :
- Tên hạng mục :Tên tài sản cố định
- Loại :chọn Mua mới/ XDCB/ sữa chữa
- TK kế toán :Tương ứng với loại tài sản trên , VD : nếu chọn loại mua sắm thì TK kế toán là : 2411000 – mua sắm TSCĐ
- Tài sản cố định :Là mã TS đã tạo mới tương ứng với mã SCL/XDCB này.
Sau đó chốt mã SCL/XDCB.
3, Tài sản mới được mua qua đề nghị thanh toán:
Bước 1 : Tạo mới đề nghị thanh toán , đường dẫn :
Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Đề nghị thanh toán > Tạo mới
Lưu ý:- Đối với loại đề nghị thanh toán tài sản thì mục ‘ Loại hàng hóa’ phải chọn : Chi phí dịch vụ đặc biệt . Saukhi chọn, phần mềm sẽ hiển thị thêm ô chọn khoản mục chi phi dịch vụ đặc biệt
Chọn KMDB 2411000 – mua sắm TSCĐ
Nợ TK 241
Nợ TK 133 (thuế nếu có)
Có TK 331
Bước 2 :Làm ủy nhiệm chi để thanh toán số tiền cho nhà cung cấp
Đường dẫn :Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > ủy nhiệm chi
Hạch toán : Nợ TK 331
Có TK 111/ 112 ( chọn hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản)
4,Kết chuyển mã SCL/ XDCB sang TSCĐ
Đường dẫn :Quản lý TS > Mã SC lớn/ XDCB TSCĐ > nhấn vào tác vụ có phần mũi tên xanh để kết chuyển
Phần mềm tự động hạch toán : Nợ TK 241/ Có TK 211
5, Khấu hao tài sản :
Đường dẫn :Quản lý TS > Khấu hao TS> Khấu hao
-Chọn năm khấu hao:
- Tháng khấu hao :
Sau chốt bấm nút chốt , phần mềm sẽ tự động chạy khấu hao theo từng tháng.
Phần mềm tự động hạch toán :
Nợ TK 6424/6274
Có 214 ( Hao mòn TSCĐ)
6, Báo cáo khấu hao TS :
Đường dẫn :Quản lý TS > Bộ báo cáo sử dụng tài sản : Chọn các chỉ tiêu cần tìm kiếm
Hiển thị các loại báo cáo cần tìm kiếm như :Báo cáo tăng / giảm TS trong tháng, Báo cáo khấu hao theo đơn vị sử dụng , báo cáo chi tiết khấu hao, báo cáo phân bổ khấu hao.
7, Một số nghiệp vụ khác như :Điều chuyển TS, Đánh giá lại TS, Thanh lý TS
Đường dẫn :Quản lý TS >Điều chuyển TS/ Đánh giá lại TS/ Thanh lý TS> Tạo mới
Khai báo các thông tin trên màn hình và chốt, sau đó vào mục báo cáo như trên để kiểm tra số liệu .
II, Nghiệp vụ về Chi phí trả trước :
1, Tạo mã chi phí trả trước:
Đường dẫn : Quản lý chi phí trả trước > Chi phí trả trước > Tạo mới
2, Đề nghị thanh toán :
Tương tự như phần làm đề nghị thanh toán bên mua tài sản cố định
Lưu ý: Mục loại hàng hóa : Chi phí dịch vụ đặc biệt
Đường dẫn :Quản lý CPTT > Phân bổ
Chọn : Tháng, năm cần phân bổ chi phí trả trước
Sau đó chốt. Phần mềm tự động hạch toán :
Nợ TK chi phí
Có TK 242
4, Kiểm tra báo cáo chi phí trả trước :
Đường dẫn :Quản lý chi phí trả trước > Bộ báo cáo sử dụng CPTT
Quản lý chi phí trả trước > Phân bổ > Tác vụ > xóa
F, Quy trình các bước về nghiệp vụ của kế toán thanh toán :
I ,Các bước làm chung của quy trình thanh toán hàng hóa , dịch vụ:
1, Nhân viên phòng ban / phân xưởng làm đề nghị thanh toán
2, Trưởng bộ phận phòng ban / phân xưởng duyệt đề nghị thanh toán
3, Kế toán thanh toán duyệt đề nghị thanh toán
4, Kế toán thanh toán viết phiếu chi / ủy nhiệm chi ( nếu hình thức thanh toán cho vào công nợ , còn lại hình thức thanh toán bằng tiền mặt/ chuyển khoản thì phiếu chi / UNC tự sinh ra khi kế toán thanh toán duyệt DNTT)
5, Kế toán trưởng duyệt phiếu chi / UNC
6, Kế toán thanh toán vào phiếu chi / UNC để chốt.
Bước 1 : Nhân viên phòng ban / phân xưởng làm đề nghị thanh toán
Đường dẫn :Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Đề nghị thanh toán > Tạo mới
Bước 2 : Trưởng bộ phận phòng ban / phân xưởng duyệt đề nghị thanh toán
Đường dẫn :Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Duyệt đề nghị thanh toán
Tìm kiếm thông tin đề nghị thanh toán bằng 1 trong số các cách sau đây:
Bước 3 :Kế toán thanh toán duyệt đề nghị thanh toán
Kế toán thanh toán vào acount cá nhân duyệt đề nghị thanh toán theo đường dẫn :
Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Duyệt đề nghị thanh toán
Kiểm tra đầy đủ thông tin, tài khoản chi phí sau đó duyệt DNTT
Bước 4 :Kế toán thanh toán viết phiếu chi / ủy nhiệm chi ( nếu hình thức thanh toán cho vào công nợ , còn lại hình thức thanh toán bằng tiền mặt/ chuyển khoản thì phiếu chi / UNC tự sinh ra khi kế toán thanh toán duyệt DNTT)
Đường dẫn :Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Phiếu chi / Ủy nhiệm chi> Tạo mới
Bước 5 :Kế toán trưởng duyệt phiếu chi / UNC
Đường dẫn :Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Duyệt chi, UNC
Bước 6 : Kế toán thanh toán vào phiếu chi / UNC để chốt.
Đường dẫn :Quản lý công nợ > Công nợ phải trả> Phiếu chi/ UNC
II, Một số lưu ý cụ thể trong nghiệp vụ thanh toán :
Nợ TK 141
Có TK chi phí
III, Nghiệp vụ khác liên quan đến Quản lý công nợ > Công nợ phải thu
Chú ý nội dung thanh toán chọn ‘Thu khác’
Hạch toán : Nợ TK 111/ có TK 141 ( Thu hoàn ứng nhân viên)
Nợ TK 111/ có TK 121 ( Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt)
G, Bút toán tổng hợp :
Đây là nghiệp vụ kế toán làm cho rất nhiều bút toán khác nhau như : Hạch toán các loại thuế, hạch toán bảo hiểm, ĐPCĐ,KPCĐ,trích lương, điều chỉnh các loại bút toán , bút toán kết chuyển thuế GTGT …
Đường dẫn :Quản lý kế toán > Chức năng > Bút toán tổng hợp > Tạo mới
Lưu ý :Đối với những loại TK có đối tượng nơ hoặc đối tượng có và khoản mục chi phí nợ /khoản mục chi phí có thì kế toán phải kê khai đầy đủ
VD : Hạch toán thuế TNCN :
H, Các loại báo cáo trên phần mềm ERP:
Đường dẫn :Quản lý kế toán > Báo cáo / Báo cáo quản trị
Tùy từng mục đích tìm kiếm loại báo cáo để kế toán chọn loại báo cáo khác nhau như : : Báo cáo chi tiết nghiệp vụ kế toán , Bảng cân đối PS công nợ 1 TK, sổ cái, sổ tổng hợp chứ T 1 tài khoản….
VD : Báo cáo chi tiết nghiệp vụ kế toán :
Lưu ý : Sau khi làm các nghiệp vụ, kế toán vào các báo cáo để kiểm tra số liệu xem số liệu lên báo cáo đã đúng chưa để có hướng sửa chữa.
I – Nghiệp vụ tính giá thành
Chọn tháng muốn tính giá tồn kho xong rồi bấm vào mục tính giá tồn kho
- Chọn tháng muốn điều chỉnh hiệu suất,
- Sau khi chọn xong tháng tính hiệu suất thì sẽ hiện ra 1 bảng danh sách sản phẩm sản xuất trong kỳ, phòng kế hoạch căn cứ vào tình hình thực tế nhập số liệu vào mục hiệu suất điều chỉnh.
- Khi nhập xong thì ấn lưu lại (mục Save)
- Mã sản phẩm: Là sản phẩm sản xuất và nhập kho trong kỳ
- Tên sản phẩm: Là tên của sản phẩm sản xuất và nhập kho trong kỳ
- Hệ số phân bổ: Đơn giá lương của tứng sản phẩm sản xuất và nhập kho trong kỳ
Mã khoản mục chi phí: Là các khoản mục chi phí tương ứng của các chi phí phát sinh trong kỳ (Ví dụ: SXC-62210004 – Chi phí tiên lương CN trực tiếp)
- Tên khoản mục chi phí: Là nội dung của của khoản mục chi phí phát sinh trong kỳ.
+ Kế toán tạo lập 1 bảng uplpad hệ số theo các nội dung trên rồi upload vào phần mềm:
Chọn tháng muốn tính tồn kho BTP rồi ấn vào mục tính giá tồn
5. Tính giá thành TP
+ Đường dẫn: Quản lý tồn kho > Khóa sổ > Tính giá tồn kho TP > Tính giá thành
Chọn tháng muốn tính tồn kho TP rồi ấn vào mục tính giá thành
6. Tính tồn kho TP
+ Đường dẫn: Quản lý tồn kho > Khóa sổ > Tính giá tồn kho TP > Tính giá tồn
Chọn tháng muốn tính tồn kho TP rồi ấn vào mục tính giá tồn
K. Khóa sổ cuối tháng
Đường dẫn: Quản lý tồn kho > Khóa sổ > Khóa sổ tháng > Tạo mới
Sau khi đã chạy xong các bước ở trên thì tiến hành khóa sổ tháng, chọn tháng muốn khóa sổ sau đó vào mục khóa sổ tháng.
* Báo cáo giá thành
Đường dẫn: Quản lý tồn kho > Khóa sổ > Báo cáo giá thành > Tạo mới
Khi hoàn thành xong các bước trên vào mục báo cáo giá thành chọn tháng cần xem, loại báo cáo cần xem rồi ấn tạo mới
L- Phần khóa sổ kế toán và kết chuyển cuối kỳ.
Đường dẫn : Quản lý kế toán > Chức năng > Khóa sổ > Tạo mới
- Chọn tháng, năm muốn khóa sổ :
- Mục xác nhận đồng ý chọn tích vào:
- Mục kết chuyển chọn kết chuyển dữ liệu (phần mềm chạy tự động):
- Mục kiểm tra báo cáo tích vào ô “Chấp nhận cho khóa sổ kế toán”:
- Sau khi đã thực hiện xong các bước trên thì tiến hành thực hiện khóa số kế toán.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn nghiệp vụ kế toán trên PM ERP.
A - Dữ liệu nền:
1, Đường dẫn : Dữ liệu nền > Cơ bản > Công ty / phòng ban ( kế toán khai báo thông tin)
- Khai báo thông tin chung về công ty : Tên công ty, địa chỉ , ngành nghề kinh doanh , mã số thuế , số tài khoản, tên Giám Đốc , Kế toán trưởng …
- Thông tin về các phòng ban : Đặt mã các phòng ban , phân xưởng trực thuộc công ty
2. Dữ liệu nền > Sản phẩm ( kế toán khai báo thông tin) :
2.1. Đường dẫn : Dữ liệu nền > Sản phẩm > Đơn vị đo lường
- Thông tin về đơn vị đo lường liên quan đến sản phẩm của Công ty.
2.2 Đường dẫn : Dữ liệu nền > Sản phẩm >Thông tin sản phẩm
Kế toán đăng ký thông tin về sản phẩm như : Mã sản phẩm , tên sản phẩm, loại sản phẩm …
3. Dữ liệu nền > Kinh doanh ( kế toán khai báo thông tin)
Đường dẫn : Dữ liệu nền > Kinh doanh > Khách hàng:
- Kế toán khai báo thông tin khách hàng của Công ty
4, Dữ liệu nền > kế toán( kế toán khai báo thông tin)
4.1. Đường dẫn : Dữ liệu nền > Kế toán > Tài khoản kế toán
- Kê toán khai báo tất cả các loại tài khoản từ đầu TK 1 đến loại 9
4.2. Đường dẫn : Dữ liệu nền > Kế toán > Loại sản phẩm
- Kế toán khai báo thông tin loại sản phẩm như : Mã sản phẩm , Tên sản phẩm, tài khoản kế toán.
4.3. Đường dẫn : Dữ liệu nền > Kế toán > Trung tâm chi phí
- Kế toán khai báo trung tâm chi phí là các phòng ban , phân xưởng thuộc công ty phát sinh chi phí.
4.4. Đường dẫn : Dữ liệu nền > Kế toán > Khoản mục chi phí
- Kế toán khai báothông tin toàn bộ khoản mục chi phí liên quan đến các phòng ban, phân xưởng .
4.5. Đường dẫn : Dữ liệu nền > Kế toán >nhân viên công ty
- Khai báo mã nhân viên , tên nhân viên , tài khoản liên quan như : TK 141
5, Dữ liệu nền > Mua hàng ( kế toán khai báo thông tin)
5.1 Đường dẫn: Dữ liệu nền > Mua hàng > Loại nhà cung cấp
Kế toán khai báo mã và tên loại nhà cung cấp
5.2 Đường dẫn: Dữ liệu nền > Mua hàng > Loại nhà cung cấp
- Kế toán khai báo thông tin nhà cung cấp như : mã nhà CC, tên , địa chỉ , mã số thuế , loại nhà cung cấp , số tài khoản , ngân hàng…
5.3 Đường dẫn: Dữ liệu nền > Mua hàng > Tiền tệ
- Kế toán khai báo các loại tiền tệ như mã tiền tệ , tên tiền tệ thông dụng
5.4 Đường dẫn: Dữ liệu nền > Mua hàng > Tỷ giá
Kế toán khai báo thông tin : mã tiền tệ , tên tiền tệ , tỷ giá quy đổi
6, Dữ liệu nền > Sản xuất( Phòng Quản lý chất lượng khai báo thông tin)
Đường dẫn : Dữ liệu nền > Sản xuất > Danh mục vật tư/ Công đoạn sản xuất / kịch bản sản xuất
7, Dữ liệu nền > Kho vận > Khai báo kho ( kế toán khai báo thông tin)
- Kế toán khai báo thông tin về các kho tại Công ty
Ghi chú chung :
Khi kế toán cần thêm thông tin mới hoặc sửa đổi các thông tin thì kế toán vẫn vào đường dẫn như các mục trên:
- Nhấn : Tạo mới để thêm thông tin mới và khai báo đầy đủ thông tin như hình dưới đây :
- Nhấn phần tác vụ nút cập nhật để bổ sung , thay đổi thông tin như hình dưới đây :
B - Quản lý cung ứng ( liên quan công việc phòng Kế hoạch và cung ứng vật tư)
Bao gồm các chức năng như : Lập kế hoạch , Sản xuất : Lệnh sản xuất , tiêu hao nguyên liệu
C- Quản lý mua hàng :
I- Mua vật tư / CPDV/ TSCĐ/CCDC :
Đối với trường hợp phòng ban , phân xưởng thanh toán qua đường mua hàng :
1, Đề nghị mua hàng : Nhân viên phòng ban vào tạo phiếu mua hàng
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua VT / CPDV/ TSCĐ/CCDC> Đề nghị mua hàng> Tạo mới
- Khai báo đầy đủ thông tin như : Ngày đề nghị mua hàng, đơn vị thực hiện , loại hàng hóa ….
2, Duyệt đề nghị mua hàng:
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua VT / CPDV/ TSCĐ/CCDC > Duyệt đề nghị mua hàng> Tạo mới
Kiểm tra thông tin và bấm vào biểu tượng
để duyệt3,Tìm nhà cung cấp:
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua VT / CPDV/ TSCĐ/CCDC > Tìm nhà cung cấp> Tạo mới
4, Dự toán vật tư:
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua VT / CPDV/ TSCĐ/CCD >Dự toán vật tư > Tạo mới
5, Đơn mua hàng :
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua VT / CPDV/ TSCĐ/CCD >Đơn mua hàng > Tạo mới
Đơn mua hàng được sinh ra từ dự toán vật tư.
6, Duyệt đơn mua hàng :
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua VT / CPDV/ TSCĐ/CCD >Duyệt đơn mua hàng > Tạo mới
Trưởng phòng ban vào kiểm tra thông tin và duyệt đơn mua hàng cảu nhân viên phòng mình .
7, Hóa đơn NCC :
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua VT / CPDV/ TSCĐ/CCD >Hóa đơn nhà cung cấp > Tạo mới
Nhân viên phòng ban nhập đầy đủ thông tin hóa đơn nhà cung cấp vào và chốt.
Nhập đầy đủ thông tin hóa đơn.
Sau khi phòng ban đã nhập xong dữ liệu qua đường mua hàng . Kế toán thanh toán vào duyệt hóa đơn nhà cung cấp.
Đường dẫn : Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Duyệt hóa đơn nhà cung cấp
- Kê toán chọn số hóa đơn và kiểm tra thông tin trên hóa đơn nhưng không chỉnh sửa được( trường hợp nếu kế toán kiểm tra thông tin trên hóa đơn phát hiện sai thì báo lại các phòng ban , phân xưởng vào kiểm tra và chỉnh sửa ), sau đó duyệt hóa đơn nhà cung cấp.
- Kế toán thanh toán làm phiếu chi/ UNC để thanh toán
- Kế toán trưởng duyệt phiếu chi / UNC
- Kế toán thanh toán chốt phiếu chi / UNC
II- Mua hàng nhập khẩu :
III- Mua hàng trong nước( nghiệp vụ này chủ yếu phòng kế hoạch làm qua đường nhập kho hàng hóa , nguyên vật liệu)
* Công việc của phòng ban :
1, Đơn mua hàng :
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua hàng trong nước > Đơn mua hàng > Tạo mới
2, Duyệt đơn mua hàng
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua hàng trong nước > Duyệt đơn mua hàng
Trưởng phòng ban vào phê duyệt đơn mua hàng
3, Hóa đơn nhà cung cấp :
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua hàng trong nước >Hóa đơn nhà cung cấp> Tạo mới
Điền đầy đủ thông tin nhà cung cấp và chốt.
4, Nhận hàng :
Đường dẫn : Quản lý mua hàng > Mua hàng trong nước >Nhận hàng
Thủ kho vào kiểm tra và chốt để nhận hàng
* Công việc kế toán thanh toán :
- Duyệt hóa đơn nhà cung cấp
Đường dẫn : Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Duyệt hóa đơn nhà cung cấp
- Kế toán kiểm tra thông tin và duyệt hóa đơn
- Sau đó lập phiếu chi / UNC
- Kế toán trưởng duyệt phiếu chi / UNC
- Kế toán thanh toán chốt phiếu chi / UNC
D - Quản lý tồn kho:( chức năng này là công việc của phòng KH & CUVT )
Bao gồm : Chức năng chuyển kho , báo cáo tồn kho hiện tại , báo cáo xuất nhập tồn…
E – Quy trình các bước về nghiệp vụ tài sản , chi phí trả trước:
I, Nghiệp vụ về tài sản:
1, Tạo mới 1 tài sản :
Đường dẫn :Quản lý tài sản > Tài sản> Tạo mới
Loại tài sản :Chọn loại tài sản thích hợp
Mã TS:
Số tháng khấu hao:
Đơn vị quản lý: Phòng ban, PX quản lý
Diễn giải :Nội dung tên tài sản
Ngày bắt đầu khấu hao:
Khoản phục phí :Tài khoản chi phí khấu hao tài sản (6274/ 6424) theo từng phòng ban , phân xưởng.
2, Tạo Mã SC lớn/ XDCB TSCĐ :
Đường dẫn :Quản lý TS > Mã SC lớn/ XDCB TSCĐ > Tạo mới
- Chọn Mã SCL/XDCB :
- Tên hạng mục :Tên tài sản cố định
- Loại :chọn Mua mới/ XDCB/ sữa chữa
- TK kế toán :Tương ứng với loại tài sản trên , VD : nếu chọn loại mua sắm thì TK kế toán là : 2411000 – mua sắm TSCĐ
- Tài sản cố định :Là mã TS đã tạo mới tương ứng với mã SCL/XDCB này.
Sau đó chốt mã SCL/XDCB.
3, Tài sản mới được mua qua đề nghị thanh toán:
Bước 1 : Tạo mới đề nghị thanh toán , đường dẫn :
Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Đề nghị thanh toán > Tạo mới
Lưu ý:- Đối với loại đề nghị thanh toán tài sản thì mục ‘ Loại hàng hóa’ phải chọn : Chi phí dịch vụ đặc biệt . Saukhi chọn, phần mềm sẽ hiển thị thêm ô chọn khoản mục chi phi dịch vụ đặc biệt
Chọn KMDB 2411000 – mua sắm TSCĐ
- Hình thức thanh toán : Thực tế tại công nợ thường cho ghi nhận vào công nợ
- Mã chi phí : Chọn mã SCL/ XBCB TSCĐ đã tạo sẵn tương ứng với tài sản đó.
- Nhập liệu chi tiết hóa đơn
Nợ TK 241
Nợ TK 133 (thuế nếu có)
Có TK 331
Bước 2 :Làm ủy nhiệm chi để thanh toán số tiền cho nhà cung cấp
Đường dẫn :Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > ủy nhiệm chi
Hạch toán : Nợ TK 331
Có TK 111/ 112 ( chọn hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản)
4,Kết chuyển mã SCL/ XDCB sang TSCĐ
Đường dẫn :Quản lý TS > Mã SC lớn/ XDCB TSCĐ > nhấn vào tác vụ có phần mũi tên xanh để kết chuyển
Phần mềm tự động hạch toán : Nợ TK 241/ Có TK 211
5, Khấu hao tài sản :
Đường dẫn :Quản lý TS > Khấu hao TS> Khấu hao
-Chọn năm khấu hao:
- Tháng khấu hao :
Sau chốt bấm nút chốt , phần mềm sẽ tự động chạy khấu hao theo từng tháng.
Phần mềm tự động hạch toán :
Nợ TK 6424/6274
Có 214 ( Hao mòn TSCĐ)
6, Báo cáo khấu hao TS :
Đường dẫn :Quản lý TS > Bộ báo cáo sử dụng tài sản : Chọn các chỉ tiêu cần tìm kiếm
Hiển thị các loại báo cáo cần tìm kiếm như :Báo cáo tăng / giảm TS trong tháng, Báo cáo khấu hao theo đơn vị sử dụng , báo cáo chi tiết khấu hao, báo cáo phân bổ khấu hao.
7, Một số nghiệp vụ khác như :Điều chuyển TS, Đánh giá lại TS, Thanh lý TS
Đường dẫn :Quản lý TS >Điều chuyển TS/ Đánh giá lại TS/ Thanh lý TS> Tạo mới
Khai báo các thông tin trên màn hình và chốt, sau đó vào mục báo cáo như trên để kiểm tra số liệu .
II, Nghiệp vụ về Chi phí trả trước :
1, Tạo mã chi phí trả trước:
Đường dẫn : Quản lý chi phí trả trước > Chi phí trả trước > Tạo mới
- Loại chi phí trả trước : Ngắn hạn ( 24210000) / Dài hạn (24220000)
- Mã CPTT:
- Số tháng khấu hao:
- Diễn giải : Nội dung chi phí trả trước
- Ngày bắt đâù khấu hao:
- Khoản mục chi phí :tài khoản chi phí tương ứng.
- Phần trăm : Phân bổ VD : 100 %
2, Đề nghị thanh toán :
Tương tự như phần làm đề nghị thanh toán bên mua tài sản cố định
Lưu ý: Mục loại hàng hóa : Chi phí dịch vụ đặc biệt
- Khoản mục chi : KMDB 24210000/ KMDB 24220000 ( CPTT ngắn hạn / Chi phí trả trước dài hạn)
Đường dẫn :Quản lý CPTT > Phân bổ
Chọn : Tháng, năm cần phân bổ chi phí trả trước
Sau đó chốt. Phần mềm tự động hạch toán :
Nợ TK chi phí
Có TK 242
4, Kiểm tra báo cáo chi phí trả trước :
Đường dẫn :Quản lý chi phí trả trước > Bộ báo cáo sử dụng CPTT
- Chọn loại báo cáo cần tìm kiếm : Báo cáo tăng / giám CPTT, Báo cáo khấu hao CPPB theo đơn vị.
- Chọn tháng , năm cần tìm kiếm , sau đó tạo báo cáo và kiểm tra số liệu
Quản lý chi phí trả trước > Phân bổ > Tác vụ > xóa
F, Quy trình các bước về nghiệp vụ của kế toán thanh toán :
I ,Các bước làm chung của quy trình thanh toán hàng hóa , dịch vụ:
1, Nhân viên phòng ban / phân xưởng làm đề nghị thanh toán
2, Trưởng bộ phận phòng ban / phân xưởng duyệt đề nghị thanh toán
3, Kế toán thanh toán duyệt đề nghị thanh toán
4, Kế toán thanh toán viết phiếu chi / ủy nhiệm chi ( nếu hình thức thanh toán cho vào công nợ , còn lại hình thức thanh toán bằng tiền mặt/ chuyển khoản thì phiếu chi / UNC tự sinh ra khi kế toán thanh toán duyệt DNTT)
5, Kế toán trưởng duyệt phiếu chi / UNC
6, Kế toán thanh toán vào phiếu chi / UNC để chốt.
Bước 1 : Nhân viên phòng ban / phân xưởng làm đề nghị thanh toán
Đường dẫn :Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Đề nghị thanh toán > Tạo mới
- Ngày thanh toán :
- Phòng ban :
- Loại đối tượng : Nếu thanh toán cho nhà cung cấp thì chọn ( nhà cung cấp) , phiếu chi cho nhân viên thì chọn ( nhân viên )
- Loại hàng hóa : Chi phí dịch vụ
- Diễn giải: Nội dung cần thanh toán
- Hình thức thanh toán : Chuyển khoản/ Tiền mặt / Công nợ ( chọn phù hợp)
- Mã chi phí : Chọn tài khoản chi phí thích hợp với đề nghị thanh toán
- Khai báo chi tiết hóa đơn
Bước 2 : Trưởng bộ phận phòng ban / phân xưởng duyệt đề nghị thanh toán
Đường dẫn :Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Duyệt đề nghị thanh toán
Tìm kiếm thông tin đề nghị thanh toán bằng 1 trong số các cách sau đây:
- Theo tổng tiền thanh toán
- Theo nhà cung cấp
- Theo trạng thái : Chưa duyệt
- Tìm từ ngày đến ngày
Bước 3 :Kế toán thanh toán duyệt đề nghị thanh toán
Kế toán thanh toán vào acount cá nhân duyệt đề nghị thanh toán theo đường dẫn :
Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Duyệt đề nghị thanh toán
Kiểm tra đầy đủ thông tin, tài khoản chi phí sau đó duyệt DNTT
Bước 4 :Kế toán thanh toán viết phiếu chi / ủy nhiệm chi ( nếu hình thức thanh toán cho vào công nợ , còn lại hình thức thanh toán bằng tiền mặt/ chuyển khoản thì phiếu chi / UNC tự sinh ra khi kế toán thanh toán duyệt DNTT)
Đường dẫn :Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Phiếu chi / Ủy nhiệm chi> Tạo mới
Bước 5 :Kế toán trưởng duyệt phiếu chi / UNC
Đường dẫn :Quản lý công nợ > Công nợ phải trả > Duyệt chi, UNC
Bước 6 : Kế toán thanh toán vào phiếu chi / UNC để chốt.
Đường dẫn :Quản lý công nợ > Công nợ phải trả> Phiếu chi/ UNC
II, Một số lưu ý cụ thể trong nghiệp vụ thanh toán :
- Đối với đề nghị thanh toán : Bảo hiểm xã hội thì phần ( loại đối tượng ) chú ý chọn : Đối tượng khác
- Trong trường hợp làm bút toán hoàn tạm ứng cho nhân viên thì kế toán thanh toán duyệt đề nghị thanh toán nhân viên các phòng ban , PX đã làm :
Nợ TK 141
Có TK chi phí
III, Nghiệp vụ khác liên quan đến Quản lý công nợ > Công nợ phải thu
- Đối với một số nghiệp vụ như : Traphaco trả tiền hàng, cơ quan bảo hiểm chuyển tiền cho Công ty, Ngân hàng trả lãi TK cho công ty.
- Thu tiền bán hàng ( Ví dụ : Traphaco trả tiền mua hàng) : Lưu ý phần nội dung thanh toán chọn : ‘Thu tiền khách hàng’
- Cơ quan bảo hiểm chuyển tiền cho công ty : Lưu ý phần nội dung thanh toán chọn : ‘ Thu khác’ và mục số hiệu tài khoản chọn : TK 3383000- Bảo hiểm xã hội
- Ngân hàng trả lãi TK cho công ty :Lưu ý phần nội dung thanh toán chọn : ‘ Thu khác’ và mục số hiệu tài khoản chọn : TK 51520000
- Đối với một số nghiệp vụ như : Thu hoàn tạm ứng của cán bộ CNV, rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
Chú ý nội dung thanh toán chọn ‘Thu khác’
Hạch toán : Nợ TK 111/ có TK 141 ( Thu hoàn ứng nhân viên)
Nợ TK 111/ có TK 121 ( Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt)
G, Bút toán tổng hợp :
Đây là nghiệp vụ kế toán làm cho rất nhiều bút toán khác nhau như : Hạch toán các loại thuế, hạch toán bảo hiểm, ĐPCĐ,KPCĐ,trích lương, điều chỉnh các loại bút toán , bút toán kết chuyển thuế GTGT …
Đường dẫn :Quản lý kế toán > Chức năng > Bút toán tổng hợp > Tạo mới
Lưu ý :Đối với những loại TK có đối tượng nơ hoặc đối tượng có và khoản mục chi phí nợ /khoản mục chi phí có thì kế toán phải kê khai đầy đủ
VD : Hạch toán thuế TNCN :
H, Các loại báo cáo trên phần mềm ERP:
Đường dẫn :Quản lý kế toán > Báo cáo / Báo cáo quản trị
Tùy từng mục đích tìm kiếm loại báo cáo để kế toán chọn loại báo cáo khác nhau như : : Báo cáo chi tiết nghiệp vụ kế toán , Bảng cân đối PS công nợ 1 TK, sổ cái, sổ tổng hợp chứ T 1 tài khoản….
VD : Báo cáo chi tiết nghiệp vụ kế toán :
- Chọn từ ngày , tháng năm đến ngày, tháng, năm
- Chọn loại nghiệp vụ cần xem
Lưu ý : Sau khi làm các nghiệp vụ, kế toán vào các báo cáo để kiểm tra số liệu xem số liệu lên báo cáo đã đúng chưa để có hướng sửa chữa.
I – Nghiệp vụ tính giá thành
- Tính giá tồn kho NVL
Chọn tháng muốn tính giá tồn kho xong rồi bấm vào mục tính giá tồn kho
- Điểu chỉnh hiệu suất.
- Chọn tháng muốn điều chỉnh hiệu suất,
- Sau khi chọn xong tháng tính hiệu suất thì sẽ hiện ra 1 bảng danh sách sản phẩm sản xuất trong kỳ, phòng kế hoạch căn cứ vào tình hình thực tế nhập số liệu vào mục hiệu suất điều chỉnh.
- Khi nhập xong thì ấn lưu lại (mục Save)
- Upload hệ số phân bổ.
- Mã sản phẩm: Là sản phẩm sản xuất và nhập kho trong kỳ
- Tên sản phẩm: Là tên của sản phẩm sản xuất và nhập kho trong kỳ
- Hệ số phân bổ: Đơn giá lương của tứng sản phẩm sản xuất và nhập kho trong kỳ
Mã khoản mục chi phí: Là các khoản mục chi phí tương ứng của các chi phí phát sinh trong kỳ (Ví dụ: SXC-62210004 – Chi phí tiên lương CN trực tiếp)
- Tên khoản mục chi phí: Là nội dung của của khoản mục chi phí phát sinh trong kỳ.
+ Kế toán tạo lập 1 bảng uplpad hệ số theo các nội dung trên rồi upload vào phần mềm:
- Tính giá tồn kho BTP
Chọn tháng muốn tính tồn kho BTP rồi ấn vào mục tính giá tồn
5. Tính giá thành TP
+ Đường dẫn: Quản lý tồn kho > Khóa sổ > Tính giá tồn kho TP > Tính giá thành
Chọn tháng muốn tính tồn kho TP rồi ấn vào mục tính giá thành
6. Tính tồn kho TP
+ Đường dẫn: Quản lý tồn kho > Khóa sổ > Tính giá tồn kho TP > Tính giá tồn
Chọn tháng muốn tính tồn kho TP rồi ấn vào mục tính giá tồn
K. Khóa sổ cuối tháng
Đường dẫn: Quản lý tồn kho > Khóa sổ > Khóa sổ tháng > Tạo mới
Sau khi đã chạy xong các bước ở trên thì tiến hành khóa sổ tháng, chọn tháng muốn khóa sổ sau đó vào mục khóa sổ tháng.
* Báo cáo giá thành
Đường dẫn: Quản lý tồn kho > Khóa sổ > Báo cáo giá thành > Tạo mới
Khi hoàn thành xong các bước trên vào mục báo cáo giá thành chọn tháng cần xem, loại báo cáo cần xem rồi ấn tạo mới
L- Phần khóa sổ kế toán và kết chuyển cuối kỳ.
Đường dẫn : Quản lý kế toán > Chức năng > Khóa sổ > Tạo mới
- Chọn tháng, năm muốn khóa sổ :
- Mục xác nhận đồng ý chọn tích vào:
- Mục kết chuyển chọn kết chuyển dữ liệu (phần mềm chạy tự động):
- Mục kiểm tra báo cáo tích vào ô “Chấp nhận cho khóa sổ kế toán”:
- Sau khi đã thực hiện xong các bước trên thì tiến hành thực hiện khóa số kế toán.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn nghiệp vụ kế toán trên PM ERP.